לא קל להפיק אירוע. מצד אחד, הציפיות של כל מי שמגיע לאירוע מכל סוג גבוהות מאוד, ומצד שני מגבלות תקציביות לא מאפשרות לממש כל חלום. איך בכל זאת אפשר להבטיח הפקת אירועים מוצלחים? אם מקפידים על תהליך עבודה מסודר כפי שמפורט כאן בעמוד.

שלב 1: מיפוי צרכים ומטרות

השלב הראשון הוא מיפוי מפורט של מטרות האירוע, אילוצים שמחייבים התייחסות, אופי המשתתפים, הגודל שלו, התזמון (קיץ / חורף, צהריים / ערב וכו’) ועוד. השלב הזה מאפשר לתכנן אירוע מושלם, בהתאמה מלאה לסיבה שבגללה בעצם מקיימים אותו, ולכן חשוב להקדיש לו זמן ותשומת לב.

שלב 2: גיבוש קונספט

השלב השני של הפקת אירועים בלתי נשכחים, לטובה כמובן, הוא גיבוש קונספט. הקונספט הוא כמובן נגזרת של מיפוי המטרות, הצרכים ושאר הנושאים שעלו בשלב הראשון, וכדאי מאוד להתאמץ ולגבש קונספט מקורי. עוד דגש חשוב הוא קונספט שמשרת את מטרות האירוע באופן מיטבי.

שלב 3: בחירת ספקים ואופן המימוש

כשיש קונספט, אפשר להתפנות לפרטים הטכניים. כלומר, כל הבחירות שיאפשרו לממש את הקונספט הנבחר כך שכל פרט ופרט יהיו בהלימה אליו. שלב זה כולל בניית מפרט טכני מדויק, קבלת הצעות מחיר מספקים רלוונטיים, בחירת נותני שירות בהתאם לאיכות ההצעות וגם למסגרת התקציב, ועוד הרבה פעולות שנועדו לייצר עבור המשתתפים באירוע את החוויה הטובה ביותר שיכול להיות.

שלב 4 של הפקת אירועים מושלמים: בקרה ומענה לבלת”מים

גם התוכנית הטובה ביותר ובחירת הספקים האיכותיים ביותר עדיין לא מבטיחות אירוע מוצלח. הפקת אירוע כזה מחייבת גם מקסימום תשומת לב בזמן אמת לכל פרט ופרט. בכל אירוע מכל סוג עלולות להתרחש תקלות, ישנם בלת”מים שונים, האורחים יכולים לבקש בקשות (ולפעמים אפילו מוזרות…) – ולכן השלב הרביעי הוא בקרה הדוקה במהלך האירוע על כל המרכיבים שלו. אם לצורך השלבים הקודמים נדרשות בעיקר יכולות תכנון גבוהות ומקוריות, בשלב הזה הדגש המרכזי הוא יכולת לספק מענה מהיר מאוד לכל התפתחות. בהתאם צוות חברת הפקת אירועים כולל מגוון אנשי מקצוע, שמייצרים ביניהם סינרגיה בדרך לאירוע המושלם.